Расходы на проживание это

Содержание

Оплата проживания в командировке

Расходы на проживание это

Руководство организации обязуется не только сохранять за командированным сотрудником его рабочее место, а также возмещать затраты на проезд и выполнение служебных поручений, но и в полной мере компенсировать проживание в гостинице, отеле или съёмной квартире. При этом, как и в случае с любыми другими расходами, сотрудник обязан предоставить документы на проживание в командировке, оформленные в надлежащем порядке.

КОМАНДИРОВКА ОНЛАЙН

Правила проживания в командировке

Служебная поездка сотрудника всегда начинается с оформления и подписания приказа о направлении в командировку – документа, подтверждающего действие работника в интересах компании, а не для реализации личных целей. Этот документ подписывает и работодатель и сотрудник.

По возвращении из поездки компания осуществляет сотруднику возмещение проживания в командировке, а также других понесенных в ходе нее расходов. Лимиты и порядок выдачи компенсации определяются внутренними правилами, закрепленными в локальных актах организации.

Важно помнить, что:

  1. Расходы на временное жилье в служебной поездке должны возмещаться за счет бюджета работодателя.
  2. Оплата проживания в командировке предполагает наличие у работника документации, подтверждающей факт проживания в отеле или гостинице — это могут быть справки, квитанции, счета с указанием даты заезда, выезда и стоимостью проживания.
  3. Отказать командированному работнику в оплате проживания во время служебной поездки при наличии приказа и подтверждающих документов нельзя — вне зависимости от типа организации компенсация производится согласно локальным актам.
  4. Руководитель компании может устанавливать лимиты средств для возмещения проживания — в бюджетных фирмах такие пределы устанавливаются с целью экономии государственных средств.

Обратите внимание, что расходы на проживание сотрудника в командировке принимаются к возмещению в полной сумме согласно предоставленным счетам или квитанциям на оплату номера.

В НК РФ не установлены ограничения по лимиту расходов на поездку, однако при очередной проверке у налоговых органов может возникнуть интерес относительно компенсации проживания в отелях с повышенным комфортом.

Чтобы избежать споров и штрафов, следует подробно прописать в локальных актах организации, например, в Положении о командировке, условия проживания сотрудников разных отделов и должностей.

В компаниях с большим объемом командировок риск пропуска поездок с превышенными лимитами по проживанию или транспорту в следствие человеческого фактора возрастает.

Предотвратить это поможет автоматизация командировок, например, с помощью онлайн приложения Hamilton Командировки.

Все лимиты и политики компании легко закладываются в логику приложения, поэтому при оформлении командировки онлайн и командированный сотрудник и его руководитель сразу видят значок нарушения.

ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ

Варианты проживания в командировке

Выбор места проживания в командировке определяется территориальным удобством, бюджетом и прочими критериями. В качестве места проживания могут выступать отели, гостиницы, служебное жилье, съемные квартиры или их часть. В случае с квартирой или комнатой возможна как посуточная аренда у сторонних арендодателей, так и проживание у знакомых или родственников командированного сотрудника.

Если сотрудник во время командировки проживает в гостинице или отеле, он получает возможность пользоваться услугами, входящими в стоимость проживания — питание, уборка номера, парковка и т.п.

Не смотря на то, что такой вариант является наиболее распространенной практикой, некоторые компании всё же снимают квартиры на постоянной основе или оформляют их в собственность.

Такой формат называется служебным жильем, где сотрудники компании при выполнении служебных заданий могут также временно останавливаться.

Если же речь идет о временной аренде квартиры или комнаты для командированного сотрудника, то ему для подтверждения расходов потребуется соглашение о данном способе проживания, а также договор с арендодателем, к которому должна быть прикреплена расписка хозяина о получении оплаты.

Если в населенном пункте, куда отправляется работник, проживают его родственники или знакомые, при желании он может остановиться у них. В этом случае, при условии, что сотрудник проживает бесплатно, компенсировать ничего не нужно.

Специфика расходов на проживание в командировках

Чтобы отчитаться по расходам на проживание, сотрудник предоставляет в бухгалтерию компании справку или ваучер из гостиницы и кассовый чек — именно такой набор документов является доказательством понесенных затрат. Справка должна содержать обязательные реквизиты — номер, дату оформления, наименование организации и услуги, а также подпись и печать; чек — номер и сумму.

Эти расходы компенсируются сотруднику отдельной выплатой после получения отчета о проживании в командировке, включаются в заработную плату или выплачиваются в качестве аванса перед служебной поездкой.

При наличии документов, подтверждающих проживание сотрудников в командировке, компенсация расходов производится в рамках лимитов, установленных в конкретной организации.

Лимит возмещения зависит от разных факторов — территориальное расположение, средняя стоимость жилья или номера в регионе пребывания, должность командированного сотрудника — однако, в среднем, суточная норма таких расходов колеблется от 1,5 до 3 тысяч рублей.

Бюджетные организации с целью экономии средств в обязательном порядке устанавливают нормы затрат на проживание командированных сотрудников. Чаще всего лимит определяется размером суточных — обычно их сумма не превышает 2000 рублей.

Так как возмещение расходов на аренду жилья или номера командированному сотруднику к доходам не относится, НК установил ограничение, по которому налог на доход не начисляется, если расходы на проживание не превышают суточной нормы 3 500 рублей. Если стоимость проживания в командировке превысила эту сумму, с нее будет удерживаться НДФЛ в размере 13%.

В Письме Минфина от 5 декабря 2011 года сказано, что в сумму расходов по найму жилья, компенсируемую работодателем, входит оплата недвижимости и коммунальные платежи (если речь идет об аренде квартиры). Если документального подтверждения затрат нет, то НДФЛ не начисляется на расходы в размере 700 рублей в сутки при поездке по России и 2 500 рублей в сутки при заграничных командировках.

Если документы на проживание утеряны или сотрудник по иным причинам не предоставил их в бухгалтерию, решение о компенсации принимает руководитель организации.

Если затраты всё же решили возмещать, бухгалтеру придется искать иные причины для выплаты средств работнику, так как без документов налоговые органы могут взыскать налог на прибыль.

Во избежание подобных ситуаций некоторые организации выплачивают суточные на проживание в командировке только после подтверждения сотрудником факта расходов.

Источник: https://hamiltonapps.ru/oplata-prozhivanija-v-komandirovke/

Проживание в гостинице – доход?

Расходы на проживание это

Все мы с нетерпением ждем приезда любимых артистов, при этом, совершенно неважно актёры ли это, музыканты, иные публичные личности. По обыкновению, все приглашенные лица проживают в гостиничных номерах.

Организации, которые их приглашают, безусловно, оплачивают расходы таких публичных лиц, в том числе расходы на проживание в гостинице.

В дальнейшем такие организации (приглашающая сторона) сталкиваются со значительными претензиями от налоговых органов!

Что это за претензии и как их избежать мы расскажем Вам в нашей статье.

Согласно п.1 ст.209 НК РФ «Объектом налогообложения признается доход, полученный налогоплательщиками:

1) от источников в Российской Федерации и (или) от источников за пределами Российской Федерации – для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации».

В соответствии со ст.208 НК РФ к доходам от источников в Российской Федерации относятся:

«6) вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, совершение действия в Российской Федерации.

При этом вознаграждение директоров и иные аналогичные выплаты, получаемые членами органа управления организации (совета директоров или иного подобного органа) – налогового резидента Российской Федерации, местом нахождения (управления) которой является Российская Федерация, рассматриваются как доходы, полученные от источников в Российской Федерации, независимо от места, где фактически исполнялись возложенные на этих лиц управленческие обязанности или откуда производились выплаты указанных вознаграждений;10) иные доходы, получаемые налогоплательщиком в результате осуществления им деятельности в Российской Федерации».

Таким образом, для целей определения налоговой базы по НДФЛ не имеет значения наличие трудовых отношений. Объектом налогообложения является доход, полученный в результате осуществления им деятельности

В силу положений п.1 ст. 210 НК РФ «1. При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 настоящего Кодекса».

В п.2 ст. 211 нк рф установлено, что «2. к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относятся:

1) оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика;1.

1) полученные налогоплательщиком имущественные права при выходе из организации либо при распределении имущества ликвидируемой организации между ее акционерами (участниками, пайщиками), а также права требования к организации, полученные безвозмездно или с частичной оплатой.

стоимость указанных имущественных прав в целях налогообложения определяется в порядке, аналогичном порядку, предусмотренному статьей 105.

3 настоящего кодекса;2) полученные налогоплательщиком товары, выполненные в интересах налогоплательщика работы, оказанные в интересах налогоплательщика услуги на безвозмездной основе или с частичной оплатой;3) оплата труда в натуральной форме».на фото: алла борисовна пугачёва

как следует из приведенных норм, оплата организациями за физических лиц услуг (включая транспортные услуги и гостиничные услуги) признается доходом в виде материальной выгоды и включается в налоговую базу.

перечень доходов, которые не подлежат обложению ндфл, установлен в ст. 217 нк рф и является закрытым. в частности, согласно п.3 ст. 217 нк рф «не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) следующие виды доходов физических лиц:

3) все виды установленных действующим законодательством российской федерации, законодательными актами субъектов российской федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством российской федерации), связанных с:…бесплатным предоставлением жилых помещений и коммунальных услуг, топлива или соответствующего денежного возмещения».

в нашем случае, указанная норма не применима, поскольку каких-либо нормативно-правовых актов, предусматривающих возмещение расходов, указанных в исходной ситуации, на сегодняшний день не принято

Каких-либо иных исключений, возможных к применению в описанной ситуации, не имеется.

Учитывая изложенное, Министерство финансов занимает твердую позицию, согласно которой возмещение расходов на проживание в гостинице подлежит включению в налоговую базу

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5d67b260b5e99200adc880d0/projivanie-v-gostinice-dohod-5d70a075a660d700ade97324

Суточные в командировке 2020: нормы, размер по России и за границу

Расходы на проживание это

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

  • за каждый день, пока он находится в командировке;
  • за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются. 

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример расчета суточных работнику

Условие. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

  • за 9 дней — 40 евро за каждый день;
  • за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

  • на дату выдачи аванса (30 мая) — 70 руб. за 1 евро;
  • на дату утверждения авансового отчета (14 июня) — 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

  • 40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
  • Суточные по России = 700 руб.
  • Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ).

Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше.

Можно, например, закрепить суточные 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

  • 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
  • 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке.

Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования).

В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

  • за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании; 
  • по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Ситуация стабилизировалась, и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

  1. Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
  2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Подробно о том, как выплачивать суточные при командировках в страны СНГ, читайте в статье Контур.Школы «Два сложных вопроса при оформлении командировки: расчет среднего заработка, суточные при командировке в страны СНГ».

Отчет по суточным в командировке

Повышение квалификации

ОСНО. УСН. Кадры. Зарплата. Обучение в Контур.Школе

Онлайн-курсы

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
  • окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749). 

В составе авансового документа сотрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию. 

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/232

Проживание во время командировки за счет субсидии – 2020

Расходы на проживание это
Предлагаем ознакомиться со статьей на тему: “Проживание во время командировки за счет субсидии” с ми и выводами от практикующих специалистов.

Руководство организации обязуется не только сохранять за командированным сотрудником его рабочее место, а также возмещать затраты на проезд и выполнение служебных поручений, но и в полной мере компенсировать проживание в гостинице, отеле или съёмной квартире.

При этом, как и в случае с любыми другими расходами, сотрудник обязан предоставить документы на проживание в командировке, оформленные в надлежащем порядке.

Правила оплаты проживания в командировке в 2020 году

Направляя сотрудника в служебную поездку, работодатель должен не только сохранить на такой период его зарплату, компенсировать расходы на проезд, выплатить денежное содержание, но и произвести оплату проживания в командировке в 2020 году. Возмещение этих расходов является одной из обязанностей руководителя компании.

Выплата за проживание в гостинице

Законодательство устанавливает обязательство работодателя выплачивать убытки, понесенные в связи с оплатой гостиницы в командировке. Но, кроме такого положения, компания может самостоятельно разрабатывать и принимать внутренние правовые акты, регламентирующие порядок возмещения расходов.

Основными положениями, делающими возможным оплату проживания в командировке являются:

  1. Направление сотрудника по служебным делам должно сопровождаться изданием приказа о рабочей поездке. Такой документ удостоверяет осуществление действий работником в интересах организации.
  2. Оплата затрат осуществляется на основании подтверждающей проживание документации. Это обязательное условие для компенсации таких расходов.
  3. Юридические лица обладают правом устанавливать пределы сумм, возможных к возмещению. Такое правило наиболее характерно для государственных учреждений и направлено на сохранение бюджетных средств. Ими устанавливается минимальный лимит для своих сотрудников.

ВАЖНО! Бюджетные организации не вправе отказать работнику в возмещении понесенных расходов в командировке. Существование приказа об отправлении в рабочую поездку и представлении подтверждения факта проживания, учреждения обязаны компенсировать затраты.

В бюджетном учреждении

Преследуя экономию материальных средств, государственные учреждения производят оплату проживания в командировке по наименьшим нормативам. Обычно, такая сумма не более двух тысяч рублей в сутки.

Для этого командировочному необходимо:

  • В недвижимости размещения нужно в обязательном порядке оформить документ, подтверждающий понесенные траты. Может быть представлена справка, подтверждаемая кассовым чеком по установленной форме. Его выдача удостоверяет факт передачи денежных средств. Документ должен быть составлен в соответствии с требованиями постановления Правительства №359 и содержать следующие реквизиты:
  1. Наименование платежной бумаги.
  2. Серию и номер.
  3. Название организации, предоставляющей услуги.
  4. Подпись и печать организации.

Квитанция должна быть распечатана при помощи автоматизированной системы и содержать соответствующие пометки.

  • Оплаченные расходы за проживание, удостоверенные соответствующими бумагами и заявлением о компенсации понесенных затрат, сдаются в бухгалтерию компании.

Выплачиваются расходы по найму жилья в ближайшую зарплату либо выдаются сразу после приема командировочного отчета. Оплата проживания может производиться до отъезда в командировку в 2020 году, в качестве авансового платежа.

  Методы уклонения и компенсации риска

Военнослужащим

Для такой категории лиц сохраняются все гарантии возмещения затрат, связанных с оплатой проживания в гостинице в командировке. Такие траты возмещаются им в полном размере Минобороны РФ. Нормативы выплат для них устанавливаются в зависимости от занимаемого им поста и статуса военного.

Нормы оплаты

Учитывая, что законодательно не устанавливаются пределы возмещения понесенных затрат, каждый работодатель определяет их границы по своему желанию. Размер компенсации может варьироваться из-за вида служебной поездки – на территории субъектов, в границах России и за её пределами – и может составлять от 1500 до 3500 руб.

При этом необходимо обращать внимание на оплату сбора на прибыль.

Компенсация стоимости аренды отеля в рабочей поездке не относится к доходу. Но такое правило, используется для получения более крупного возмещения. Поэтому НК РФ определяет ограничения, в связи с которым НДФЛ не начисляется, когда расход за проживание в гостинице не выше 3500 руб/сутки. В такой ситуации служащему полностью оплачиваются понесенные траты.

Если проживание в командировке превысило максимально установленную норму, ему могут быть компенсированы затраты, но с суммы превышения такой стоимости будет удержан налог на полученные доходы в размере 13%.

Оплата проживания без подтверждения

Возмещение трат на отель в командировке без представления удостоверяющих документов может производится только после получения согласия администрации компании.

В этом случае бухгалтерии нужно будет найти другие причины для начисления выплаты сотруднику, так как оплата затрат на жилье производится только после представления подтверждающей документации.

При их отсутствии оснований для перечисления оплаты нет.

Таким образом, отсутствие удостоверяющей документации может поставить в затруднительное положение специалистов из бухгалтерии. Невозможность удостоверить факты понесенных трат, проверить их состоятельность и действительность нахождения, лишает оснований для осуществления возмещения.

Компенсация оплаты найма жилья в командировке

Находясь в рабочей поездке, сотрудник может воспользоваться арендой квартиры. При этом у него должен быть документ, подтверждающий понесенные расходы.

В таком случае, между руководителем компании и командируемым необходимо достижение соглашения о найме жилья в командировке непосредственно у хозяина квартиры. Подтвердить период нахождения в поездке и понесенные расходы можно, заключив арендный договор между сторонами.

К нему должна прикладываться расписка владельца недвижимости о передаче всей стоимости за наем. (общая и в сутки).

Письмом Минфина России от 05.12.2011г. №03-03-061802 определено, что компенсация работнику оплаты арендованной недвижимости, в том числе, сумма коммунальных платежей в жилом объекте, нанятого на период командирования, входят в состав расходов по найму жилья

Если такие траты не имеют документального удостоверения, то выплаты не облагаются НДФЛ только в размере:

  • Поездка по России – 700 руб. в день,
  • Заграничная поездка – 2500 руб. в день.

Важно запомнить, что оплачиваются расходы за проживание, понесенные в командировке, только после того, как сотрудник сможет их подтвердить. В противном случае, возможно взыскание с них налога на прибыль.

http://kadrovyhdel.ru/komandiroa/oplata-prozhivaniya.html

Служебные командировки: гостиничные расходы

Составляющей частью командировочных расходов являются затраты на услуги проживания в гостинице. На стоимость этих услуг работник обязан представить подтверждающие документы.

Это может быть и счет, и кассовый чек, а иногда просто квитанция к ПКО.

Но какой именно документ удовлетворит налоговиков? И что делать, если, например, в счете указан завтрак? На эти и другие вопросы ответы найдете в статье.

Компания обязана возмещать сотруднику понесенные во время служебной командировки расходы по расходы по найму жилого помещения (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Но для этого сотрудник должен подтвердить свои расходы документом.

Гостиничный счет

Источник: https://xn--16-flclq0cfe.xn--p1ai/prozhivanie-vo-vremya-komandirovki-za-schet-subsidii/

Как рассчитывается оплата проживания в командировке в бюджетной организации на основании закона?

Расходы на проживание это

Под «командировочными» подразумевают определенную статью расходов, в которую входит оплата проживания сотрудника предприятия, находящегося в командировке по воле работодателя.

На основании действующего положения о понятии «командировка», сюда можно отнести исполнение следующих обязанностей работником:

  1. Прибытие на объект в указанное время;
  2. Выполнение поставленной цели командировки;
  3. Отъезд в запланированную дату;
  4. Формирование отчета по возвращении на предприятие.

Законодательная база

Что такое командировочные расходы?

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации является обязанностью работодателя, если сотрудником были выполнены все его обязательства.

Стоит отметить, что несколько лет назад для составления авансового отчета можно было использовать обыкновенные счета из гостиницы. Однако на основании 359 закона от 2008 года, все предприятия, занимающиеся гостиничным бизнесом, имеют все основания самостоятельно разрабатывать форму отчетности и предоставлять гостю.

Также закон включает в себя следующие аспекты:

  1. Порядок прохождения процедуры денежной компенсации за расходы в командировке;
  2. Установленные лимиты компенсации;
  3. Разработка регламента обязанностей командированного сотрудника;
  4. Пакет документов, который необходим для составления полного отчета;
  5. Норма денежных затрат, которая установлена на предприятии.

Где можно проживать во время командировки?

Не обязательно жить в гостинице.

Существует несколько вариантов, которые может использовать командированное лицо для проживания:

  1. Гостиница;
  2. Служебное помещение (комната или квартира);
  3. Аренда жилого помещения;
  4. У родственников.

В данном случае каждый сотрудник имеет право самостоятельно принять решение, где он будет проживать. Резервируя номер в гостиничном комплексе, сотрудник может использовать все бытовые сервисы, необходимые для нормального проживания на время командировки.

Если на балансе предприятия числится жилая площадь, необходимая для проживания командированных лиц, то вопрос о резерве гостиничного номера не встает.

Иногда обстоятельства складываются таким образом, что у работника появляется возможность остановиться у своих родственников.

Это оптимальный вариант, поскольку человек находится в максимально комфортных условиях проживания и имеет возможность увидеть близких, с которым встречается довольно редко в силу большого расстояния.

Необходимый пакет документов

Нужно предоставить все чеки.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации всегда осуществляется экономическим отделом или бухгалтерией. Однако, чтобы инициировать процедуру, соответствующий отдел должен получить от работника определенный набор документов, подтверждающий командировочные затраты.

Если идет речь о проживании в гостиничном комплексе, то у администрации необходимо запросить бланк строгой отчетности (у каждого предприятия своя установленная форма), вне зависимости от формата, на нем должна быть представлена следующая информация:

  • банковская информация о гостиничном комплексе;
  • данные паспорта командированного лица;
  • стоимость проживания в номере, где отдельно посчитан % НДС;
  • количество дней проживания;
  • синяя печать и подпись ответственного лица со стороны гостиницы.

Оплата предоставленных услуг должна быть подтверждена кассовым чеком, также может быть выписан приходный ордер.

Если предприятие имеет в собственности жилую площадь или предварительно был заключен договор аренды, то в таком случае организация самостоятельно отчисляет денежные средства банковским переводом на реквизиты арендодателя. Существует и другой вариант, когда работник самостоятельно заключает договор аренды жилого помещения с физическим лицом или компаний, предварительно согласовав данные действия с работодателем.

В качестве подтверждения расходов необходимо предоставить договор и чек либо расписку, свидетельствующую об оплате услуг.

Обращаясь к Налоговому Кодексу, можно отметить, что нет детального порядка о том, какие документы должны быть предоставлены для отчетности командированными сотрудниками. Документация, где выдержаны все соответствующие правила бухгалтерского учета, не могут быть игнорированы работодателем.

Установленные нормы

Размер суточных определяет работодатель.

Оплата в гостиничном комплексе командированного сотрудника предполагает формирование определенного приказа со стороны работодателя или направления для осуществления поездки, а также пакет документов, свидетельствующий об определенных затратах.

На основании принятого законодательства подобные расходы должны быть компенсированы сотруднику, если перед поездкой ему не выдается определенная сумма денежных средств, за которую он расписывается в расходнике. Закон не определяет четкие нормы возмещения денежных средств, поэтому каждый работодатель вправе самостоятельно устанавливать показатели.

Чаще всего размер предельного возмещения варьируется 1000-3500 рублей. Однако на данный показатель влияют такие факторы, как: направление командировки (внутри страны или зарубеж), другие регионы страны.

Кроме того, учитывается и другой важный критерий – оплата налогов на доходы. Важно отметить, что компенсация подобных расходов не относится к статье доходов.

Некоторые компании используют данный аспект в качестве получения компенсации в большом размере, поэтому был принят закон, где удержание НДФЛ не производится, если сумма проживания во время командировки не больше 3500 рублей. Тогда командированный работник получает возмещение без дополнительных затрат.

Если стоимость проживания составляет более установленного размера, то работник имеет право также получить полное возмещение своих затрат, но в таком случае важно принять к сведению, что бухгалтерия вычтет из данной суммы налог в размере 13%.

Процедура оплаты проживания

Все документы передаются в бухгалтерию.

Как правило, бюджетные организации стараются снабдить своего сотрудника всем необходимым, но по максимально скромной стоимости, поэтому чаще всего могут быть устанавливаться уменьшенные размеры нормативов.

Источник: https://naimtruda.com/vyplaty/travel/oplata-prozhivaniya-v-komandirovke-v-byudzhetnoj-organizatsii.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.