Проживание в командировках нормы бюджетных организаций

Содержание

Постановление Правительства России от 22 августа 2020 г. № 1267 Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств федеральных государственных гражданских служащих, работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений и признании утратившим силу пункта 10 постановления Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 г. N 812 (документ не вступил в силу)

Проживание в командировках нормы бюджетных организаций

Продукты и услуги Информационно-правовое обеспечение ПРАЙМ Документы ленты ПРАЙМ Постановление Правительства России от 22 августа 2020 г.

№ 1267 “Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств федеральных государственных гражданских служащих, работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений и признании утратившим силу пункта 10 постановления Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 г. N 812” (документ не вступил в силу)

Обзор документа

Постановление Правительства России от 22 августа 2020 г. № 1267 “Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств федеральных государственных гражданских служащих, работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений и признании утратившим силу пункта 10 постановления Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 г. N 812” (документ не вступил в силу)

В соответствии с частью второй статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации и пунктом 31 порядка и условий командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденных Указом Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 г. N 813 “О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих”, Правительство Российской Федерации постановляет:

1.

Установить предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств федеральных государственных гражданских служащих, работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений согласно приложению.

2.

Министерству труда и социальной защиты Российской Федерации по согласованию с Министерством иностранных дел Российской Федерации в случае необходимости вносить в Правительство Российской Федерации в установленном порядке проекты актов Правительства Российской Федерации о внесении изменений в предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств федеральных государственных гражданских служащих, работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений, а также об установлении размеров предельных норм возмещения таких расходов в случае, если они не были установлены.

3. Признать утратившим силу пункт 10 постановления Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 г.

N 812 “О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 2, ст. 187).

4. Пункт 1 настоящего постановления распространяется на правоотношения, возникшие с 1 июля 2020 г.

Председатель ПравительстваРоссийской Федерации М. Мишустин

ПРИЛОЖЕНИЕ
к постановлению ПравительстваРоссийской Федерации

https://www.youtube.com/watch?v=Ws256SBtc04

от 22 августа 2020 г. N 1267

Обзор документа

Правительством установлены предельные нормы возмещения расходов по найму жилья для загранкомандировок госслужащих, работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных госорганах, работников ГВБФ и ФГУ.

Положение о том, что нормы определяет Минфин, признано утратившим силу.

Постановление распространяется на правоотношения, возникшие с 1 июля 2020 г.

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:

Источник: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/74445187/

Командировочные 2021: размер, оплата, учет | Изменения командировочных расходов (суточных) в 2021 году — Контур.Бухгалтерия

Проживание в командировках нормы бюджетных организаций

Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки. 

Определение суточных

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных.

Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды.

 Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд. 

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей. 

С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму  Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5).

 Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть.

Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г.  № 243-ФЗ) .

Доказательство деловой цели поездки

В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:

  • Командировочное удостоверение;
  • Служебное задание;
  • Отчет о выполнении служебного задания;

Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.

В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.

Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание.

При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда.

Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

Документы не по форме: что делать?

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.

Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.

Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

Попробовать бесплатно 14 дней

Мы незаметно для себя стали жить в мире, где царит идея непрерывного обучения. Все меняется так быстро, что выпускники вузов выходят уже с устаревшим набором знаний, если за время учебы они не проходили практику и не обучались дополнительно. 

, Елена Космакова

Большие корпорации разрабатывают целые системы по материальной и нематериальной мотивации, могут обустроить в офисе и спортзал, и столовую. А малым предприятиям в условиях дефицита ресурсов приходится очень креативно подходить к управлению персоналом. 

, Елена Космакова

Многие слышали про так называемое «профессиональное выгорание», но зачастую работники не могут вовремя заметить его у себя, а работодатели или не знают, как поступать в таких случаях, или вовсе отказываются признавать это явление. Расскажем о профессиональном выгорании.

, Елена Космакова

Источник: https://www.B-Kontur.ru/enquiry/273

Как оформить командировочные расходы в 2020 году

Проживание в командировках нормы бюджетных организаций

Большинство обязанностей наемного работника подлежат выполнению непосредственно на его основном месте труда. Однако часто встречаются ситуации, при которых требуется отправить сотрудника в другую местность.

Например для сдачи отчетности в вышестоящее ведомство, на прохождение переподготовки или для заключения договора.

Независимо от целей командирования затраты на командировочные расходы должны быть оплачены работодателем, а затем отражены в бухучете организации.

Что положено по закону (ст. 168 ТК РФ):

  1. Рабочее место, как и должность сотрудника, будут сохранены за ним на весь период отсутствия — пребывания в командировке.
  2. Средняя заработная плата за все дни пребывания в служебной поездке. Напомним, что дни простоя, дни отбытия и прибытия, а также дни пребывания в пути подлежат оплате.
  3. Траты на проезд и проживание. Работодатель обязан за свой счет оплатить арендованное жилье, а также транспортные издержки работника.
  4. Издержки, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием специалиста вне дома, то есть вне основного места жительства. Такие затраты еще называют суточными.
  5. Прочие расходы. Например, приобретение учебных пособий или дополнительных расходных материалов. Однако такие траты должны быть согласованы с руководством отдельно. В противном случае сотруднику ничего не возместят.

Лимит на командировочные расходы в 2020 году

Продолжительное время в российском законодательстве действовали лимитированные нормы на расходы в командировках. То есть работнику рассчитывался аванс на траты в поездке, исходя из действующих лимитов. Получить возмещение за перерасходованные средства не представлялось возможным.

В настоящее время такие лимиты упразднены. Они сохранились лишь для отдельных государственных служащих федерального уровня. Следовательно, организации теперь самостоятельно определяют предельные суммы.

Для бюджетников установлены иные правила. Предельно допустимые суммы для них устанавливает орган местного самоуправления или учредитель. Такие нормы можно обойти, например автономные учреждения могут установить свой лимит, исходя из экономического положения госучреждения, либо доплачивать из средств предпринимательской деятельности. Для казенных и бюджетных типов организаций данного исключения не предусмотрено.

Напомним, что такие ограничения устанавливаются не только на суточные издержки. То есть в период финансового кризиса большинство организаций ввели лимиты и на проживание, и на проезд, что не позволяет сотрудникам производить необоснованные траты.

В то же время в НК РФ установлен лимит налогообложения суточных. Так, для командировочных расходов за границу действует предел в 2500 рублей в сутки, для поездок по нашей стране — 700 рублей в день. То есть суммы, превышающие указанные ограничения, должны быть включены в базу для исчисления НДФЛ и страховых взносов.

Выдаем аванс на командировку

Перед отправкой в командировку работнику следует выплатить аванс. Затребуйте с подчиненного заявление на получение денег. То есть письменное обращение на имя директора организации, в котором необходимо прописать цели и назначения планируемых затрат.

Пример: заявление на командировочные расходы

Скачать

Если работник желает получить наличными деньгами аванс на командировочные расходы, счет указывать не нужно.

Отметим, что заявление перед предоставлением руководителю должен проверить ответственный бухгалтер. Работник бухгалтерии должен проконтролировать правильность расчетов по количеству дней, по установленным в учреждении пределам и прочим условиям.

Затем руководитель визирует заявление. На основании документа можно сразу выдать денежные средства либо составить приказ.

Как рассчитать командировочные расходы

Обычно в учреждениях бюджетной сферы установлены строгие лимиты на командировочные расходы за границу или по стране. А это значит, что запросить большой аванс не выйдет. Определим, как посчитать, сколько причитается работнику?

В первую очередь обратитесь в бухгалтерию, уточните, утверждены ли ограничения или лимиты по таким расходам. Далее действуйте по обстоятельствам.

Вариант № 1. Лимиты утверждены

Если в учреждении лимиты на расходы по командировкам закреплены в отдельных локальных актах, то попросите предоставить данную информацию. Исчисляйте сумму запрашиваемого аванса по формуле:

Норма затрат = количество дней × лимит в день.

Транспортные издержки редко бывают лимитированы, так как билеты (проезд) оплачиваются по факту. Однако следует учитывать, что работодатель вправе отказать в возмещении трат на проезд на определенных видах транспорта. Например, поездка на такси, когда имеются регулярные рейсы (поезд, автобус). Также могут отказать в оплате места повышенной комфортности (билет бизнес или первого класса).

Пример.

Сотрудника командируют в Тверь на 11 дней. В учреждении установлены следующие лимиты:

  • суточные — 200 рублей в сутки;
  • проживание — 700 рублей в сутки;
  • проезд по факту.

Следовательно, специалист вправе претендовать на:

Суточные — 2200 (11 × 200 руб.), проживание — 7000 (10 × 700) и 2000 за билеты по фактической стоимости (1000 в один конец).

Вариант № 2. Лимитов нет

Если в учреждении не предусмотрены ограничения по ком. расходам, смету можно составить на большую сумму. Однако не стоит уходить от реальности. Все равно затраты придется подтвердить документально. К тому же гостиничный номер класса «люкс» и перелет бизнес-классом вряд ли оплатят за счет бюджетных денег.

Как правильно спланировать затраты:

  1. Уточните стоимость билетов (поезд, автобус, самолет, иное). Включите в смету командировочных расходов оптимальный вариант проезда к месту назначения.
  2. Забронируйте место в гостинице. При оформлении брони сразу уточните стоимость за сутки. Именно эту цену учитывайте в подсчетах.
  3. Суточные. Размер таких издержек следует согласовать с руководством. Напомним, что ограничений в законодательстве нет. Однако если сумма превышает 700 рублей в день в поездках по России и 2500 рублей в день для заграничных командировок, то разница подлежит налогообложению (НДФЛ и страховыми взносами).

Чтобы исключить проблемы с контролерами, разработайте и утвердите положение о командировках в учреждении. А также закрепите в отдельном локальном распоряжении нормы расходов на служебные поездки.

Если этого не сделать, то некоторые затраты учреждения могут признать нецелевыми. В итоге руководителя оштрафуют и заставят вернуть деньги в бюджет. При утверждении нормативов руководствуйтесь рекомендациями и распоряжениями вышестоящих министерств и ведомств.

Какие документы нужны для командировки

Допустим, заявление на выдачу аванса подотчет одобрено. Что делать дальше?

В первую очередь составьте приказ о направлении специалиста в служебную поездку. В распорядительном акте необходимо указать не только Ф.И.О.

и должность работника, но и период командирования, место назначения, цель поездки. Допустимо указать дополнительные сведения о служебном задании.

Например, прописать в приказе «направлен для сдачи годовой бухгалтерской отчетности в Министерство образования».

Используйте унифицированную форму приказа № Т-9 (ОКУД 0301022), утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Скачать

Применение унифицированной формы приказа не обязательно. Учреждение вправе применять бланк, разработанный самостоятельно. Однако независимо от выбранной формы документа, его необходимо закрепить в учетной политике.

Пример заполнения унифицированного документа

Скачать

Помимо распоряжения о направлении в служебную поездку и выплаты аванса на командировочные расходы, работодатель должен выдать служебное задание. Этот документ содержит перечень обязанностей, которые работник обязан выполнить в поездке. Однако формирование служебного задания не является обязательным. Вполне достаточно перечислить обязанности и цели поездки в приказе.

Еще пару лет назад подтвердить командировочные расходы можно было только специальным документом — командировочным удостоверением. Остальные чеки и квитанции считались второстепенными документами. В настоящее время законодательные нормы изменились. Теперь выписывать специальное удостоверение не требуется. Но многие учреждения продолжают выдавать отмененный бланк. Почему?

Во-первых, действие бланка сохранилось. Чиновники лишь определили, что теперь документ стал необязательным. Однако его можно выдавать на усмотрение руководства компании. Во-вторых, удостоверение позволяет подтвердить суточные расходы. В-третьих, бланк позволяет проставить отметки принимающей стороны. То есть подтвердить, что сотрудник прибыл в место назначения.

Бланк удостоверения можно разработать свой либо использовать унифицированную форму № Т-10 (ОКУД 0301024), утвержденную Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004.

Как отчитаться за командировочные расходы

Понесенные расходы в командировке должен компенсировать работодатель. Конечно, в пределах установленной нормы, с соблюдением целесообразности и обоснованности, а также при наличии подтверждающих документов. Итак, как подтвердить конкретный вид затрат:

  1. Транспорт. Для данной категории затрат подтверждающими документами являются билеты, чеки и квитанции такси, электронные квитанции (например, при оформлении электронного билета).
  2. Жилье. Подтвердить наем жилья может квитанция из гостиницы либо договор найма жилого помещения. Отметим, что при аренде жилища у сторонних лиц необходимо проверить правильность составления договора аренды. Также вам должны выдать на руки чек, квиток или расписку о получении денег в счет оплаты аренды жилья. Неверно оформленные документы не могут быть приняты к учету.
  3. Суточные. Подтвердить данную категорию командировочных расходов специальным документом не получится. Раньше для этого использовалось удостоверение, теперь применять этот бланк не обязательно. Подтвердить количество дней можно по билетам.
  4. Прочие затраты. Чтобы получить возмещение за иные виды трат в поездке, приложите чеки, товарные чеки, квитанции, накладные и иные документы. Отметим, что такие издержки следует заранее согласовать с начальством. В противном случае в их оплате вам могут отказать.

Если вы получили деньги на ком. расходы авансом, то есть подотчет, то по возвращении необходимо заполнить авансовый отчет. К нему приложить все подтверждающие чеки, билеты и квитки и сдать в бухгалтерию.

Сдать авансовый отчет необходимо в течение трех дней с момента возвращения из командировки. Исключение: работник заболел сразу после завершения поездки. В таком случае отчитаться за аванс по командировочным расходам следует не позднее 3 дней с даты закрытия листка нетрудоспособности.

Бухгалтер проверит авансовый отчет, проконтролирует подлинность и правильность заполнения подтверждающих документов. По итогам проверки будут проведены окончательные расчеты. Излишки придется вернуть, а перерасход должны доплатить.

Особенности бухучета

В бухгалтерском учете бюджетного учреждения расходы на командировки следует отражать на соответствующем счете:

  • для отражения суточных — 0 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам», по КВР 112 и КОСГУ 212;
  • для отражения иных затрат — по субсчету 0 208 26 000, по КВР 112 и КОСГУ 226.

Новые положения действуют с 2020 года (Приказы Минфина № 132н и № 209н).

Однако если оплату жилья осуществляет сама организация, например между учреждением и гостиницей заключен договор на оказание услуг, то такие затраты отражают на счете 0 302 26 000. А если оплата гостиницы проводится по договору между организацией и гостиницей, но подотчетными деньгами через сотрудника, такие затраты отражаем на счете 0 208 26 000.

Аналогичный порядок предусмотрен и для покупки билетов. Так, к примеру, если работник сам купил билет на поезд (автобус, самолет), то командировочные расходы на транспорт отражаем на счете 0 208 26 000, по КВР 112.

Если учреждение заключило договор с транспортной компанией и перечислило деньги за билет с расчетного счета, затраты отражайте на 0 302 22 000, используйте КВР 244.

Но если по такому договору заплатил работник подотчетными деньгами, то отразите операцию на 0 208 22 000, КВР 244, КОСГУ 222.

Расходы на командировку: составляем проводки

ОперацияДебетКредит
Аванс на командировочные расходы выдан из кассы учрежденияСуточныеБилеты, проживание в гостинице0 208 12 5600 208 26 5600 201 34 610
Аванс перечислен на банковскую зарплатную карту0 208 12 5600 208 26 5600 201 11 610
Утвержден авансовый отчетСуточныеБилеты, проживание, иное0 401 20 2120 109 ХХ 2120 401 20 2260 109 ХХ 2260 208 12 6600 208 26 660
Возвращены излишки по суточным в кассу учреждения0 201 34 6100 208 12 660
Перечислена сумма перерасхода по командировочным расходам за проезд и проживание0 208 26 5600 201 34 610

Принять к учету понесенные затраты командированного сотрудника можно только после утверждения авансового отчета.

Напомним, что авансовый отчет утверждает руководитель, но только после двух этапов проверки. Первый этап контроля осуществляется ответственным бухгалтером, а второй — главбухом.

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/kak-oformit-komandirovochnye-raskhody-v-2018-godu

Как рассчитывается оплата проживания в командировке в бюджетной организации на основании закона?

Проживание в командировках нормы бюджетных организаций

Под «командировочными» подразумевают определенную статью расходов, в которую входит оплата проживания сотрудника предприятия, находящегося в командировке по воле работодателя.

На основании действующего положения о понятии «командировка», сюда можно отнести исполнение следующих обязанностей работником:

  1. Прибытие на объект в указанное время;
  2. Выполнение поставленной цели командировки;
  3. Отъезд в запланированную дату;
  4. Формирование отчета по возвращении на предприятие.

Законодательная база

Что такое командировочные расходы?

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации является обязанностью работодателя, если сотрудником были выполнены все его обязательства.

Стоит отметить, что несколько лет назад для составления авансового отчета можно было использовать обыкновенные счета из гостиницы. Однако на основании 359 закона от 2008 года, все предприятия, занимающиеся гостиничным бизнесом, имеют все основания самостоятельно разрабатывать форму отчетности и предоставлять гостю.

Также закон включает в себя следующие аспекты:

  1. Порядок прохождения процедуры денежной компенсации за расходы в командировке;
  2. Установленные лимиты компенсации;
  3. Разработка регламента обязанностей командированного сотрудника;
  4. Пакет документов, который необходим для составления полного отчета;
  5. Норма денежных затрат, которая установлена на предприятии.

Где можно проживать во время командировки?

Не обязательно жить в гостинице.

Существует несколько вариантов, которые может использовать командированное лицо для проживания:

  1. Гостиница;
  2. Служебное помещение (комната или квартира);
  3. Аренда жилого помещения;
  4. У родственников.

В данном случае каждый сотрудник имеет право самостоятельно принять решение, где он будет проживать. Резервируя номер в гостиничном комплексе, сотрудник может использовать все бытовые сервисы, необходимые для нормального проживания на время командировки.

Если на балансе предприятия числится жилая площадь, необходимая для проживания командированных лиц, то вопрос о резерве гостиничного номера не встает.

Иногда обстоятельства складываются таким образом, что у работника появляется возможность остановиться у своих родственников.

Это оптимальный вариант, поскольку человек находится в максимально комфортных условиях проживания и имеет возможность увидеть близких, с которым встречается довольно редко в силу большого расстояния.

Необходимый пакет документов

Нужно предоставить все чеки.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации всегда осуществляется экономическим отделом или бухгалтерией. Однако, чтобы инициировать процедуру, соответствующий отдел должен получить от работника определенный набор документов, подтверждающий командировочные затраты.

Если идет речь о проживании в гостиничном комплексе, то у администрации необходимо запросить бланк строгой отчетности (у каждого предприятия своя установленная форма), вне зависимости от формата, на нем должна быть представлена следующая информация:

  • банковская информация о гостиничном комплексе;
  • данные паспорта командированного лица;
  • стоимость проживания в номере, где отдельно посчитан % НДС;
  • количество дней проживания;
  • синяя печать и подпись ответственного лица со стороны гостиницы.

Оплата предоставленных услуг должна быть подтверждена кассовым чеком, также может быть выписан приходный ордер.

Если предприятие имеет в собственности жилую площадь или предварительно был заключен договор аренды, то в таком случае организация самостоятельно отчисляет денежные средства банковским переводом на реквизиты арендодателя. Существует и другой вариант, когда работник самостоятельно заключает договор аренды жилого помещения с физическим лицом или компаний, предварительно согласовав данные действия с работодателем.

В качестве подтверждения расходов необходимо предоставить договор и чек либо расписку, свидетельствующую об оплате услуг.

Обращаясь к Налоговому Кодексу, можно отметить, что нет детального порядка о том, какие документы должны быть предоставлены для отчетности командированными сотрудниками. Документация, где выдержаны все соответствующие правила бухгалтерского учета, не могут быть игнорированы работодателем.

Установленные нормы

Размер суточных определяет работодатель.

Оплата в гостиничном комплексе командированного сотрудника предполагает формирование определенного приказа со стороны работодателя или направления для осуществления поездки, а также пакет документов, свидетельствующий об определенных затратах.

На основании принятого законодательства подобные расходы должны быть компенсированы сотруднику, если перед поездкой ему не выдается определенная сумма денежных средств, за которую он расписывается в расходнике. Закон не определяет четкие нормы возмещения денежных средств, поэтому каждый работодатель вправе самостоятельно устанавливать показатели.

Чаще всего размер предельного возмещения варьируется 1000-3500 рублей. Однако на данный показатель влияют такие факторы, как: направление командировки (внутри страны или зарубеж), другие регионы страны.

Кроме того, учитывается и другой важный критерий – оплата налогов на доходы. Важно отметить, что компенсация подобных расходов не относится к статье доходов.

Некоторые компании используют данный аспект в качестве получения компенсации в большом размере, поэтому был принят закон, где удержание НДФЛ не производится, если сумма проживания во время командировки не больше 3500 рублей. Тогда командированный работник получает возмещение без дополнительных затрат.

Если стоимость проживания составляет более установленного размера, то работник имеет право также получить полное возмещение своих затрат, но в таком случае важно принять к сведению, что бухгалтерия вычтет из данной суммы налог в размере 13%.

Процедура оплаты проживания

Все документы передаются в бухгалтерию.

Как правило, бюджетные организации стараются снабдить своего сотрудника всем необходимым, но по максимально скромной стоимости, поэтому чаще всего могут быть устанавливаться уменьшенные размеры нормативов.

Источник: https://naimtruda.com/vyplaty/travel/oplata-prozhivaniya-v-komandirovke-v-byudzhetnoj-organizatsii.html

Проживание во время командировки за счет субсидии – 2020

Проживание в командировках нормы бюджетных организаций
Предлагаем ознакомиться со статьей на тему: “Проживание во время командировки за счет субсидии” с ми и выводами от практикующих специалистов.

Руководство организации обязуется не только сохранять за командированным сотрудником его рабочее место, а также возмещать затраты на проезд и выполнение служебных поручений, но и в полной мере компенсировать проживание в гостинице, отеле или съёмной квартире.

При этом, как и в случае с любыми другими расходами, сотрудник обязан предоставить документы на проживание в командировке, оформленные в надлежащем порядке.

Правила проживания в командировке

Служебная поездка сотрудника всегда начинается с оформления и подписания приказа о направлении в командировку – документа, подтверждающего действие работника в интересах компании, а не для реализации личных целей. Этот документ подписывает и работодатель и сотрудник.

Важно помнить, что:

  1. Расходы на временное жилье в служебной поездке должны возмещаться за счет бюджета работодателя.
  2. Оплата проживания в командировке предполагает наличие у работника документации, подтверждающей факт проживания в отеле или гостинице — это могут быть справки, квитанции, счета с указанием даты заезда, выезда и стоимостью проживания.
  3. Отказать командированному работнику в оплате проживания во время служебной поездки при наличии приказа и подтверждающих документов нельзя — вне зависимости от типа организации компенсация производится согласно локальным актам.
  4. Руководитель компании может устанавливать лимиты средств для возмещения проживания — в бюджетных фирмах такие пределы устанавливаются с целью экономии государственных средств.

Обратите внимание, что расходы на проживание сотрудника в командировке принимаются к возмещению в полной сумме согласно предоставленным счетам или квитанциям на оплату номера.

В НК РФ не установлены ограничения по лимиту расходов на поездку, однако при очередной проверке у налоговых органов может возникнуть интерес относительно компенсации проживания в отелях с повышенным комфортом.

Чтобы избежать споров и штрафов, следует подробно прописать в локальных актах организации, например, в Положении о командировке, условия проживания сотрудников разных отделов и должностей.

В компаниях с большим объемом командировок риск пропуска поездок с превышенными лимитами по проживанию или транспорту в следствие человеческого фактора возрастает.

Предотвратить это поможет автоматизация командировок, например, с помощью онлайн приложения Hamilton Командировки.

Все лимиты и политики компании легко закладываются в логику приложения, поэтому при оформлении командировки онлайн и командированный сотрудник и его руководитель сразу видят значок нарушения.

Варианты проживания в командировке

Выбор места проживания в командировке определяется территориальным удобством, бюджетом и прочими критериями. В качестве места проживания могут выступать отели, гостиницы, служебное жилье, съемные квартиры или их часть. В случае с квартирой или комнатой возможна как посуточная аренда у сторонних арендодателей, так и проживание у знакомых или родственников командированного сотрудника.

Если сотрудник во время командировки проживает в гостинице или отеле, он получает возможность пользоваться услугами, входящими в стоимость проживания — питание, уборка номера, парковка и т.п.

Не смотря на то, что такой вариант является наиболее распространенной практикой, некоторые компании всё же снимают квартиры на постоянной основе или оформляют их в собственность.

Такой формат называется служебным жильем, где сотрудники компании при выполнении служебных заданий могут также временно останавливаться.

Если же речь идет о временной аренде квартиры или комнаты для командированного сотрудника, то ему для подтверждения расходов потребуется соглашение о данном способе проживания, а также договор с арендодателем, к которому должна быть прикреплена расписка хозяина о получении оплаты.

Если в населенном пункте, куда отправляется работник, проживают его родственники или знакомые, при желании он может остановиться у них. В этом случае, при условии, что сотрудник проживает бесплатно, компенсировать ничего не нужно.

Специфика расходов на проживание в командировках

Чтобы отчитаться по расходам на проживание, сотрудник предоставляет в бухгалтерию компании справку или ваучер из гостиницы и кассовый чек — именно такой набор документов является доказательством понесенных затрат. Справка должна содержать обязательные реквизиты — номер, дату оформления, наименование организации и услуги, а также подпись и печать; чек — номер и сумму.

Эти расходы компенсируются сотруднику отдельной выплатой после получения отчета о проживании в командировке, включаются в заработную плату или выплачиваются в качестве аванса перед служебной поездкой.

При наличии документов, подтверждающих проживание сотрудников в командировке, компенсация расходов производится в рамках лимитов, установленных в конкретной организации.

Лимит возмещения зависит от разных факторов — территориальное расположение, средняя стоимость жилья или номера в регионе пребывания, должность командированного сотрудника — однако, в среднем, суточная норма таких расходов колеблется от 1,5 до 3 тысяч рублей.

Бюджетные организации с целью экономии средств в обязательном порядке устанавливают нормы затрат на проживание командированных сотрудников. Чаще всего лимит определяется размером суточных — обычно их сумма не превышает 2000 рублей.

Так как возмещение расходов на аренду жилья или номера командированному сотруднику к доходам не относится, НК установил ограничение, по которому налог на доход не начисляется, если расходы на проживание не превышают суточной нормы 3 500 рублей. Если стоимость проживания в командировке превысила эту сумму, с нее будет удерживаться НДФЛ в размере 13%.

В Письме Минфина от 5 декабря 2011 года сказано, что в сумму расходов по найму жилья, компенсируемую работодателем, входит оплата недвижимости и коммунальные платежи (если речь идет об аренде квартиры). Если документального подтверждения затрат нет, то НДФЛ не начисляется на расходы в размере 700 рублей в сутки при поездке по России и 2 500 рублей в сутки при заграничных командировках.

Если документы на проживание утеряны или сотрудник по иным причинам не предоставил их в бухгалтерию, решение о компенсации принимает руководитель организации.

Если затраты всё же решили возмещать, бухгалтеру придется искать иные причины для выплаты средств работнику, так как без документов налоговые органы могут взыскать налог на прибыль.

Во избежание подобных ситуаций некоторые организации выплачивают суточные на проживание в командировке только после подтверждения сотрудником факта расходов.

http://hamiltonapps.ru/oplata-prozhivanija-v-komandiroe/

Правила оплаты проживания в командировке в 2020 году

Направляя сотрудника в служебную поездку, работодатель должен не только сохранить на такой период его зарплату, компенсировать расходы на проезд, выплатить денежное содержание, но и произвести оплату проживания в командировке в 2020 году. Возмещение этих расходов является одной из обязанностей руководителя компании.

Выплата за проживание в гостинице

Законодательство устанавливает обязательство работодателя выплачивать убытки, понесенные в связи с оплатой гостиницы в командировке. Но, кроме такого положения, компания может самостоятельно разрабатывать и принимать внутренние правовые акты, регламентирующие порядок возмещения расходов.

Основными положениями, делающими возможным оплату проживания в командировке являются:

  1. Направление сотрудника по служебным делам должно сопровождаться изданием приказа о рабочей поездке. Такой документ удостоверяет осуществление действий работником в интересах организации.
  2. Оплата затрат осуществляется на основании подтверждающей проживание документации. Это обязательное условие для компенсации таких расходов.
  3. Юридические лица обладают правом устанавливать пределы сумм, возможных к возмещению. Такое правило наиболее характерно для государственных учреждений и направлено на сохранение бюджетных средств. Ими устанавливается минимальный лимит для своих сотрудников.

ВАЖНО! Бюджетные организации не вправе отказать работнику в возмещении понесенных расходов в командировке. Существование приказа об отправлении в рабочую поездку и представлении подтверждения факта проживания, учреждения обязаны компенсировать затраты.

В бюджетном учреждении

Преследуя экономию материальных средств, государственные учреждения производят оплату проживания в командировке по наименьшим нормативам. Обычно, такая сумма не более двух тысяч рублей в сутки.

Для этого командировочному необходимо:

  • В недвижимости размещения нужно в обязательном порядке оформить документ, подтверждающий понесенные траты. Может быть представлена справка, подтверждаемая кассовым чеком по установленной форме. Его выдача удостоверяет факт передачи денежных средств. Документ должен быть составлен в соответствии с требованиями постановления Правительства №359 и содержать следующие реквизиты:
  1. Наименование платежной бумаги.
  2. Серию и номер.
  3. Название организации, предоставляющей услуги.
  4. Подпись и печать организации.

Квитанция должна быть распечатана при помощи автоматизированной системы и содержать соответствующие пометки.

  • Оплаченные расходы за проживание, удостоверенные соответствующими бумагами и заявлением о компенсации понесенных затрат, сдаются в бухгалтерию компании.

Выплачиваются расходы по найму жилья в ближайшую зарплату либо выдаются сразу после приема командировочного отчета. Оплата проживания может производиться до отъезда в командировку в 2020 году, в качестве авансового платежа.

  Методы уклонения и компенсации риска

Военнослужащим

Для такой категории лиц сохраняются все гарантии возмещения затрат, связанных с оплатой проживания в гостинице в командировке. Такие траты возмещаются им в полном размере Минобороны РФ. Нормативы выплат для них устанавливаются в зависимости от занимаемого им поста и статуса военного.

Нормы оплаты

Учитывая, что законодательно не устанавливаются пределы возмещения понесенных затрат, каждый работодатель определяет их границы по своему желанию. Размер компенсации может варьироваться из-за вида служебной поездки – на территории субъектов, в границах России и за её пределами – и может составлять от 1500 до 3500 руб.

При этом необходимо обращать внимание на оплату сбора на прибыль.

Компенсация стоимости аренды отеля в рабочей поездке не относится к доходу. Но такое правило, используется для получения более крупного возмещения. Поэтому НК РФ определяет ограничения, в связи с которым НДФЛ не начисляется, когда расход за проживание в гостинице не выше 3500 руб/сутки. В такой ситуации служащему полностью оплачиваются понесенные траты.

Если проживание в командировке превысило максимально установленную норму, ему могут быть компенсированы затраты, но с суммы превышения такой стоимости будет удержан налог на полученные доходы в размере 13%.

Оплата проживания без подтверждения

Возмещение трат на отель в командировке без представления удостоверяющих документов может производится только после получения согласия администрации компании.

В этом случае бухгалтерии нужно будет найти другие причины для начисления выплаты сотруднику, так как оплата затрат на жилье производится только после представления подтверждающей документации.

При их отсутствии оснований для перечисления оплаты нет.

Таким образом, отсутствие удостоверяющей документации может поставить в затруднительное положение специалистов из бухгалтерии. Невозможность удостоверить факты понесенных трат, проверить их состоятельность и действительность нахождения, лишает оснований для осуществления возмещения.

Компенсация оплаты найма жилья в командировке

Находясь в рабочей поездке, сотрудник может воспользоваться арендой квартиры. При этом у него должен быть документ, подтверждающий понесенные расходы.

В таком случае, между руководителем компании и командируемым необходимо достижение соглашения о найме жилья в командировке непосредственно у хозяина квартиры. Подтвердить период нахождения в поездке и понесенные расходы можно, заключив арендный договор между сторонами.

К нему должна прикладываться расписка владельца недвижимости о передаче всей стоимости за наем. (общая и в сутки).

Письмом Минфина России от 05.12.2011г. №03-03-061802 определено, что компенсация работнику оплаты арендованной недвижимости, в том числе, сумма коммунальных платежей в жилом объекте, нанятого на период командирования, входят в состав расходов по найму жилья

Если такие траты не имеют документального удостоверения, то выплаты не облагаются НДФЛ только в размере:

  • Поездка по России – 700 руб. в день,
  • Заграничная поездка – 2500 руб. в день.

Важно запомнить, что оплачиваются расходы за проживание, понесенные в командировке, только после того, как сотрудник сможет их подтвердить. В противном случае, возможно взыскание с них налога на прибыль.

http://kadrovyhdel.ru/komandiroa/oplata-prozhivaniya.html

Служебные командировки: гостиничные расходы

Составляющей частью командировочных расходов являются затраты на услуги проживания в гостинице. На стоимость этих услуг работник обязан представить подтверждающие документы.

Это может быть и счет, и кассовый чек, а иногда просто квитанция к ПКО.

Но какой именно документ удовлетворит налоговиков? И что делать, если, например, в счете указан завтрак? На эти и другие вопросы ответы найдете в статье.

Компания обязана возмещать сотруднику понесенные во время служебной командировки расходы по расходы по найму жилого помещения (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Но для этого сотрудник должен подтвердить свои расходы документом.

Гостиничный счет

Источник: https://xn--16-flclq0cfe.xn--p1ai/prozhivanie-vo-vremya-komandirovki-za-schet-subsidii/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.