Понятие суточные расходы в командировке

Что входит в командировочные расходы в 2020, суточные в командировке

Понятие суточные расходы в командировке

Юридическая база знаний › Трудовое право

10.03.2020 1 640 просмотров

Работники разных компаний часто вынуждены совершать рабочие поездки. При этом работодатель покрывает командировочные расходы, выплачивая компенсацию. Ее размер зависит от длительности поездки и места назначения. Если отправляется гражданин в другое государство, то он может рассчитывать на повышенную выплату.

Общая информация

На основании статьи 166 ТК командировка представлена деловой поездкой, во время которой работник выполняет определенное задание от руководителя.

Ее длительность строго указывается в специальном приказе, а также каждый день оплачивается за счет работодателя.

Поскольку должностные обязанности исполняются вне стационарного рабочего места, то гражданин имеет право на возмещение командировочных расходов, связанных с переездом, питанием и проживанием в другом регионе или вовсе стране.

К особенностям служебных поездок относится:

  • командировка обусловлена производственной необходимостью, например, если нужно подписать договор с контрагентом или провести проверку в филиале;
  • в поездку отправляются исключительно штатные работников, поэтому не допускается привлечение сотрудников, работающих на основании договора ГПХ;
  • если человек трудится на основании разъездного характера работы, то его поездки не считаются командировками;
  • законодательством не регулируется периодичность отправки работников в служебные командировки.

Внимание! Не допускается отправлять в деловые поездки беременных сотрудниц и несовершеннолетних, а также лиц, трудящихся по договору ГПХ или ученическому соглашению.

Не привлекаются к поездкам люди творческих профессий. С письменного согласия допускается направлять в командировки сотрудников с несовершеннолетними детьми или родителей-одиночек, воспитывающих малышей до 5 лет. Это же относится к родителям детей-инвалидов. Не разрешаются поездки для работников-инвалидов, которые проходят реабилитацию.

Понятие суточных

Они представлены компенсацией расходов, которые приходится нести работникам во время поездки и исполнения должностных обязанностей вне рабочего места. Поэтому гражданин получает следующие виды выплат:

  • зарплата за каждый день нахождения в поездке;
  • командировочные, которые покрывают затраты на аренду жилой недвижимости, оплату проезда и покупку продуктов питания;
  • другие затраты, в которых возникает необходимость. Вот эти затраты, не требующие предварительного согласования с работодателем, и покрывает компенсация, называемая суточными.

Все вышеуказанные выплаты представлены командировочными расходами. Но нередко возникают проблемы с правильным определением размера суточных. Они представлены дополнительными выплатами, с помощью которых компенсируются расходы, которые приходится нести наемному специалисту во время поездки, и чаще всего выплачиваются, если длительность командировки превышает один день.

Командировочные расходы важно грамотно рассчитать, чтобы не возник излишек или недостача.

Что покрывают командировочные?

Правила расчета и выплаты командировочных расходов учитывают следующие расходы:

  • оплата проживания в гостинице или иной арендованной жилплощади;
  • питание в заведениях общественного питания или же покупка продуктов в магазинах;
  • оплата общественного транспорта или такси, необходимого для передвижения по городу или между разными субъектами РФ;
  • затраты, связанные с проведением делового обеда с потенциальными или текущими партнерами и контрагентами;
  • иные затраты, обусловленные производственной необходимостью.

Внимание! Специалист, отправляющийся в рабочую поездку от организации, обязан сохранять платежные документы и чеки, которые подтверждают расходы на проживание, питание или иные цели, так как эти бумаги используются в процессе расчета командировочных.

На практике часто возникают проблемы при учете всех затрат наемного специалиста. При этом на государственном уровне установлены границы по максимальной выплате.

Правила расчета

Во время расчета суммы командировочных расходов определяется количество дней, проведенных в поездке, а также вид командировки.

Учитываются не только дни нахождения в другом городе или стране, но и время, которое тратится на переезд или перелет.

Выплачиваются деньги не только за рабочие дни, но и за праздники или выходные, если в этот период гражданин справлялся с рабочими обязанностями.

Порядок определения размера выплаты делится на этапы:

  • руководитель компании оповещает работника о правилах расчета командировочных и имеющихся лимитах;
  • гражданин отправляется в поездку, во время которой тратит нужное количество средств, сохраняя платежную документацию;
  • после возвращения специалист составляет отчет, к которому прикладываются сохраненные бумаги;
  • суточные расходы умножаются на количество дней, проведенных в командировке;
  • на основании правильного расчета гражданину выплачивается положенная сумма.

Внимание! Если человек не сохранит платежные бумаги, то он может лишиться компенсации.

Нормы выплат

На государственном уровне устанавливаются лимиты выплат. Они являются обязательными для бюджетных учреждений и рекомендательными для коммерческих организаций. Нормы суточных в составе командировочных расходов:

  • при путешествиях в пределах РФ назначается 700 руб. в день;
  • если отправляется наемный работник в другую страну, то выплата увеличивается до 2,5 тыс. руб. в день.

Директора коммерческих предприятий могут устанавливать собственные лимиты, которые могут превышать эти значения, но за превышение придется платить страховые взносы и НДФЛ.

Напоминаем, что даже если Вы досконально изучите все данные, находящиеся в открытом доступе, это не заменит Вам опыта профессиональных юристов!
Чтобы получить подробную бесплатную консультацию и максимально надежно решить Ваш вопрос — Вы можете обратиться к специалистам через онлайн-форму.

Какие документы подтверждают расходы?

Чтобы получить оптимальный размер командировочных, работник обязан подготовить много документов, подтверждающих расходы. К ним относятся:

  • бумаги на арендуемую недвижимость;
  • счета, подтверждающие оплату номера в гостинице или отеле;
  • договор на аренду квартиры или дома;
  • чеки из продуктовых магазинов, кафе или ресторанов;
  • платежные документы, полученные после оплаты проезда на такси, поезде или другом транспорте;
  • чеки на покупку постельного белья в поезде;
  • чеки с заправки, если работник путешествует на собственном автомобиле.

Бумаги прикладываются к отчету, в котором приводятся основные результаты поездки.

Заключение

Работники, отправляющиеся в служебные поездки, могут рассчитывать на компенсацию расходов, связанных с проживанием, питанием и проездом. Поэтому они получают деньги на командировочные расходы, включая суточные, а также зарплату. Деньги выплачиваются на основании лимитов и платежных документов, полученных от сотрудника.

Что входит в состав командировочных расходов. Что такое суточные и каков размер компенсации Ссылка на основную публикацию

Источник: https://pravbaza.ru/trudovoe-pravo/komandirovochnye-raskhody

Что входит в суточные командировочные расходы в 2019 году

Понятие суточные расходы в командировке

Множество профессий и должностных мест предполагает рабочие поездки с различной регулярностью. Ездить по делам компании можно как в пределах своего государства, так и за рубеж.

Вне зависимости от дальности командировки, она создает ряд дополнительных денежных расходов, которые несет сотрудник. Поэтому, согласно нормам трудового законодательства России, наниматель обязан возместить затраты, связанные с командировкой, работнику, направленному в служебную поездку.

Общий регламент командировок для сотрудников

Командировкой принято называть поездку работника по служебной необходимости, совершаемую по распоряжению работодателя на установленный временной период для выполнения поставленных задач за пределами обычного места работы.

В отличительные характеристики командировки входят:

  • поездка сотрудника совершается по служебной необходимости;
  • в командировку может направляться только тот сотрудник, который работает по трудовому договору, а не по гражданско-правовому;
  • если трудовой договор отдельным пунктом отмечает, что специфика деятельности состоит в разъездном характере работы, то служебная поездка не может считаться командировкой;
  • сроки командировки законодательно не регламентированы, но должны соответствовать здравому смыслу.

Согласно положениям Трудового кодекса, в командировки запрещено направлять сотрудников, относящихся к следующим категориям:

  • беременные работницы, которые работают по трудовому договору;
  • сотрудники компании, не достигшие совершеннолетия (исключение составляют работники творческого труда, как актеры, представители спорта, музыканты и другие);
  • граждане, трудящиеся на основе ученических договоров.

Дополнительно существует несколько категорий работающих граждан, которые могут быть направлены в служебную поездку только на основании их согласия, выданного в письменной форме:

  • матери, имеющие несовершеннолетних детей, и работающие по трудовому договору;
  • матери или отцы одиночки, дети которых младше 5 лет;
  • сотрудники, работающие по трудовому договору, и имеющие на воспитании ребенка-инвалида, а также осуществляющие уход за родственниками с инвалидностью или утратившими дееспособность;
  • сотрудники с инвалидностью, при условии, что командировка негативно отразится на здоровье или прервет лечебно-реабилитационный процесс.

На текущий момент только 2 документа определяют регламент урегулирования командировок. К ним относятся:

  • Распоряжение руководителя. Это документ, содержащий всю информацию относительно служебной поездки, в том числе пункт назначения, длительность, период и прочие нюансы. Чаще всего его оформляют в форме приказа Т9, но это не обязательно. Он может быть составлен в произвольной форме на корпоративном бланке предприятия. Неизменным остается одно требование — печать и подпись руководства предприятия.
  • Авансовый отчет. Это документ, в который вносятся данные о расходах. Он предоставляется в бухгалтерию вместе с подтверждающими бумагами для получения компенсации понесенных затрат.

Основой для заполнения авансового отчета служат командировочные затраты. Поэтому работник должен знать, что именно входит в этот перечень, чтобы в полной мере получить компенсацию.

Что такое суточные и командировочные

При отправке в командировку работник имеет право на ряд компенсаций и выплат, гарантированных государственным регламентом. В них входят суточные и командировочные. В чем состоит различие между этими видами выплат?

Начнем с того, что каждый командированный сотрудник предприятия имеет право на получение:

  • зарплата, которая должна начисляться за каждый день, который работник находится в поездке;
  • суточные — компенсация расходов, которые несет работник, оплачивая свое питание, аренду жилья, а также обеспечение ежедневных нужд, обусловленных служебной необходимостью (проезд в течение дня, бизнес-ланчи, предусмотренные для организации переговоров, и прочие).

Все эти выплаты входят в понятие командировочных. Подробнее следует рассмотреть суточные, так как именно эта статья выплат вызывает больше всего вопросов и неопределенности.

Суточными расходами (или выплатами) называют средства, которые расходуются на ежедневные потребности сотрудника во время пребывания в командировке. К ним относятся аренда жилья, питание, проезд, оплата служебных расходов. Выплата суточных полагается сотруднику, который находится в поездке свыше суток, то есть, не вернулся ночевать домой.

В категорию суточных относятся:

  • оплата проживания по месту прибытия — аренда комнаты, квартиры или гостиничного номера);
  • питание — покупка еды в супермаркетах, оплата счетов в кафе, столовых и других предприятиях общепита (суммы затрат необходимо подтверждать чеками);
  • дорожные расходы — к ним относится проезд в общественном транспорте, по железной дороге, авиасообщением, в такси и междугородних автобусах;
  • расходы на организацию бизнес-ланчей, обедов и прочих встреч с партнерами, обусловленных корпоративной необходимостью;
  • другие расходы, которые работодатель сочтет необходимым компенсировать.

Все сложности и непонимание состоит, в основном, в определении понятия прочих расходов, а также в установлении лимитированной суммы, подлежащей возмещению.

Кроме регламентированных законом пределов суточных (суммы, не подлежащие обложению налогами), существуют определенные корпоративными стандартами лимиты. Такие ограничения служат для упрощения взаиморасчетов сотрудника и руководства при выплатах.

Как выплачиваются суточные в командировках

Каждый сотрудник, который был направлен в командировку по служебной необходимости, имеет право на компенсацию понесенных им затрат. Эти суммы рассчитываются на основании срока пребывания в командировке, а также предоставленных сотрудником подтверждающих платежных документов.

Внимание! Компенсация положена не только на рабочие, но и на выходные дни, так как сотрудник оплачивает проживание и питание во время отдыха, праздников или вынужденного простоя.

Порядок выплаты компенсаций за командировочные расходы выглядит так:

  • работодатель сообщает сотруднику правила и порядок выплат, а также установленный лимит сумм;
  • сотрудник едет в командировку, во время которой тратит денежные средства в соответствии с назначением в пределах установленных ограничений;
  • после возвращения на место основной работы он составляет отчет о понесенных затратах, сопровождая его подтверждающими документами — чеками, квитанциями и счетами;
  • суточные расходы умножаются на число дней, проведенных в командировке и выплачиваются, с учетом заработной платы сотрудника за этот же период.

Если лицо находилось в командировке за пределами страны, то размер выплат зависит от страны, в которую сотрудник был направлен.

Эти нормы регламентированы законодательством и обязательны к исполнению в бюджетных предприятиях. В коммерческих структурах этот регламент носит рекомендательный характер.

Коммерческие предприятия могут устанавливать дополнительные нормы, регулирующие заграничные поездки сотрудников.

Законодательно сроки командировок не установлены. В связи с эти принято считать командировкой поездку длительностью от 1 суток, предусматривающую ночлег. даже за 1 день наниматель обязан оплатить сотруднику компенсацию.

Налоги на суточные

Законодательно установлены максимальные лимиты суточных, которые не облагаются НДФЛ. Эти суммы составляют:

  • 700 рублей для поездок в пределах России;
  • до 2500 рублей при командировках за рубеж.

То есть, если размер суточных составит 650 рублей для внутригосударственной поездки или 2300 рублей для заграничной, то они не будут отражены в налоговой отчетности, а также не облагаются НДФЛ. При затратах 750 и 2600 рублей в налоговую отчетность будут внесены суммы, которые оказались свыше установленного лимита, то есть 50 и 100 рублей.

Начисление налогообложения производится в последний календарный день месяца, в котором был предоставлен командировочный отчет. Налог удерживается с общей выплатной суммы. Если на выплаты начисляется НДФЛ, то его вносят в отчетные формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Также сверхлимитные суммы должны быть учтены при начислении социальных взносов. Их рассчитывают после окончания календарного месяца. При исчислении налога на прибыль эти суммы учитывать не обязательно.

Для работников бюджетных организаций размер суточных установлен на уровне 100 рублей.

Документация, служащая подтверждением командировочных расходов

По возвращении из командировки работник обязан оформить и предоставить в бухгалтерию отчет о расходах. Его следует сопроводить подтверждающими документами. К ним относятся:

  • документальные подтверждения расходов на жилье — гостиничные счета, договор аренды, квитанции об оплате, на которых должен быть указан период, на который было арендовано жилье;
  • документы, подтверждающие затраты на проезд — к ним относятся билеты, чеки на путевые расходы (получение белья и т. д.), квитанции с автозаправки;
  • проездные билеты в городском и пригородном транспорте, квитанции такси;
  • служебная записка, составленная о затратах на топливо при использовании в поездке личного автотранспорта, с приложенными заправочными чеками;
  • если какой-либо из подтверждающих документов был случайно утерян или испорчен, об этом должна быть составлена служебная записка;
  • прочие — квитанции камер хранения, чеки пополнения мобильного и оплата интернета, и т. д.

Пример расчета выплат в командировке

Рассмотрим, как рассчитываются командировочные на реальных примерах.

Ситуация № 1.

Работник компании Эра Свирский И. С. отправился в командировку из Ростова в Краснодар на 10 дней. Установленный размер суточных в данной компании для внутригосударственных поездок составляет 600 руб. Соответственно, сумма суточных за всю поездку для Свирского составит 6000 руб. (10х600). Хотя во время 10-дневной поездки пришлось два выходных, суточные распространяются на них также.

Ситуация № 2.

Тот же сотрудник отправился служебной поездкой в Вильнюс тоже на 10 дней. Суточные для зарубежных командировок в компании установлены на уровне 2600 руб. Расчет будет иметь такую форму:

  • 2600-2500=100 руб. На эту сумму будет начислен НДФЛ.
  • 100-13%=87 руб. Это размер суточных за минусом налогообложения.
  • (2500+87) х 10=25870 руб. Это полная сумма суточных, которые будут выплачены Свирскому.
  • 13х10=130 руб. Данная сумма составит НДФЛ за все 10 дней поездки и будет перечислена в бюджет.
  • Кроме того, с суммы превышения лимита компания должна будет оплатить взнос в Пенсионный фонд и в социальное страхование.

Из этого следует, что неотъемлемой частью командировки являются суточные затраты. Они должны быть компенсированы работодателем. Поэтому всем участникам трудовых взаимоотношений необходимо знать правила, по которым оформляются затраты и их компенсация.

Источник: https://finach.ru/chto-vkljuchaetsja-v-ponjatie-komandirovochnyh-rashodov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.